L'assemblée générale est le moment où la résidence décide : budget, travaux, contrats, choix du syndic. Trop souvent, elle s'éternise sans rien trancher. Avec une bonne préparation, elle devient au contraire un rendez-vous court et utile.
Avant : tout se joue dans la préparation
- Construire l'ordre du jour avec le conseil syndical, en listant les questions à trancher, pas seulement les sujets à discuter.
- Joindre les documents à la convocation : comptes de l'exercice, budget prévisionnel, devis comparatifs pour les travaux.
- Envoyer la convocation dans les délais prévus par la loi et le règlement de copropriété, à chaque copropriétaire.
- Prévoir les procurations : un copropriétaire absent peut se faire représenter par un mandataire. Joindre un modèle de pouvoir facilite les choses.
Pendant : une séance bien tenue
Dès l'ouverture, une feuille de présence est signée par les copropriétaires présents et les mandataires. Elle permet de vérifier que le quorum est atteint. L'assemblée désigne ensuite un président de séance, qui donne la parole et veille au respect de l'ordre du jour.
Chaque point est présenté, débattu, puis soumis au vote sous la forme d'une résolution précise. Toutes les décisions ne demandent pas la même majorité : les actes de gestion courante, les travaux importants ou la modification du règlement obéissent à des règles différentes. Le syndic doit annoncer, pour chaque résolution, la majorité requise.
Après : le procès-verbal et le suivi
Le procès-verbal reprend chaque résolution, le résultat du vote et les éventuelles réserves. Il est signé, puis diffusé à tous les copropriétaires. Le syndic peut alors exécuter les décisions : signature des contrats, lancement des travaux, appels de fonds. Un point d'avancement régulier avec le conseil syndical évite les mauvaises surprises d'une année sur l'autre.
Nos conseils pratiques
- Choisir un horaire et un lieu accessibles au plus grand nombre.
- Présenter les chiffres sur un support visuel simple.
- Limiter la durée : deux heures suffisent pour une assemblée bien préparée.
- Traiter les questions individuelles en dehors de la séance.
À retenir
Une assemblée réussie, ce sont des documents envoyés à l'avance, des résolutions claires et un procès-verbal diffusé rapidement. Nous préparons et animons les assemblées générales de toutes les résidences que nous gérons.
Les règles de convocation, de quorum et de majorité sont fixées par la loi 18-00 et par votre règlement de copropriété : reportez-vous à ces textes pour votre résidence, ou posez-nous la question.